أولاً: على طالب الدراسات العليا الراغب في التسجيل في الأكاديمية إتباع الآتي:
1. استلام استمارة التقديم من الشئون العلمية برئاسة الأكاديمية أو من مسجل المجلس المعني.
2. تسليم الاستمارة بعد ملئها (مطبوعة أو بخط واضح) إلى رئاسة الأكاديمية أو مسجل المجلس المختص.
3. على الطالب ملء صورتين في الاستمارة بعناية وحرص وإرفاق كل المستندات المطلوبة حسب ما هو موضح في الاستمارة والمستندات هي:
أ) صورتان حجم الباسبورت تثبت في المكان المخصص في الاستمارة.
ب) صور من الشهادات الأكاديمية ويرفق معها الأصل (يرد الاصل للطالب بعد فحصه).
ج) إبراز شهادة من المخدم (إن وجد) تحدد نوع التفرغ المطلوب (كامل أو جزئي).
ثانياً: علي مسجل الأكاديمية تصنيف الاستمارات التي تصله وفحصها للتأكد من اكتمال المعلومات المطلوبة ومن ثم إرسالها لمجلس التنسيق المعني.
ثالثاُ: على مسجل مجلس التنسيق عند استلام الاستمارات من مسجل ا لأكاديمية أو الطالب مباشرة اتخاذ الإجراءات الآتية: 1) إعطاء رقم للاستمارة في المكان المخصص لذلك. وبالنسبة لطالب البحوث تتخذ الخطوات الآتية:
2) على مسجل المجلس بعد ذلك تحويل الاستمارة إلى الجهة المسئولة عن البرنامج الدراسي
المطلوب لإكمال إجراءات القبول باختيار المشرف ومجال البحث.
3) يفضل تحديد عنوان البحث وتوضيحه في الاستمارة وذلك في إطار البرامج والمشاريع البحثية المجازة ضمن خطة المجلس المعني وإذا تعذر تحديد الموضوع والعنوان بصورة فورية يمكن أن يرجئ الأمر لفترة لا تتجاوز الثلاثة أشهر.
4) بعد تحديد المشرف وموضع أو عنوان أو برنامج الدراسة يحول المسجل الاستمارة إلي رئيس المجلس المعني للنظر في قبوله إنابة عن المجلس على ان يعرض على المجلس عند اجتماعه في وقت لاحق أو إرجأ قبوله لحين عرضه على المجلس.
5) يوقع رئيس المجلس على الاستمارة مع تحديد تاريخ التوقيع ويكون هو تاريخ التسجيل.
6) يرسل مسجل المجلس نسخة من الاستمارة إلى الأكاديمية ويحتفظ بالنسخة الأخرى.
7) على مسجل الأكاديمية عند استلام الاستمارة البدء الفوري في إكمال إجراءات التسجيل.
8) يعتبر الطالب مسجلاً بعد موافقة لجنة القبول والتسجيل ويخطر الطالب بذلك بخطاب موقع من السيد مسجل الأكاديمية.
رابعاً: طلاب الدراسة بالمقررات
(1) على مسجل الأكاديمية إرسال أي استمارات تصله الي المجلس المعني.
(2) على مسجل المجلس بعد إكمال تجميع الاستمارات إعطائها أرقام متسلسلة في المكان
المخصص لذلك.
(3) يرسل المسجل كل الاستمارات إلي الجهة المعنية بالمجلس للنظر في قبول الطلاب.
(4) عند قبول الطلاب بواسطة الجهة المختصة ترسل قائمة باسمائهم ومرفق معها استمارات التقديم إلي المسجل.
(5) يقوم المسجل بعرض قوائم القبول على رئيس المجلس والذي يجوز له أن يقرر قبول الطلاب إنابة عن المجلس أو عرض الأمر على المجلس عند اجتماعه إذا وجه بذلك.
(6) بعد توقيع رئيس المجلس على الاستمارات ترسل نسخة إلي مسجل الأكاديمية ويحتفظ مسجل المجلس بالنسخة الأخرى.
(7) على مسجل الأكاديمية إكمال إجراءات التسجيل فور استلامه للاستمارات.
(8) يعتبر الطالب مسجلاً بعد موافقة لجنة القبول والتسجيل ويخطر بذلك بموجب خطاب يوقع من السيد المسجل.
خامساً: توجيهات عامة: على مسجل الأكاديمية ومسجلي المجالس الآتي:
(1) التأكد من إخطار الطالب والأستاذ المشرف عند قبول أي طالب للدراسة بالبحث.
(2) توجيه الطلاب والتأكيد عليهم بسداد الرسوم الدراسية المقررة حتى يتمكنوا من بدء التسجيل.
(3) لا يسمح لأي طالب بالبدء في الدراسة أو البحث إذا لم يسدد القسط الأول من الرسوم.
(4) التأكيد على الطلاب وتوجيههم بأهمية استخراج البطاقات.
أقل شروط للتقويم والاعتماد لمجالس البرامج
1-مقدمة
·تتكون أكاديمية السودان للعلوم من جزئين رئاسة الأكاديمية وشبكة مجالس البحوث. حيث يدار نشاط الأكاديمية من قبل المدير والوكيل وأمين الشئون العلمية وأمين المكتبة والجهاز الإداري والفني المساعد.
·الأكاديمية جامعة حكومية للدراسات العليا تنطبق عليها شروط وقانون تنظيم التعليم العالي والبحث العلمي.
·الاتحاد الفدرالي للأكاديمية من شركاء بوزارة العلوم والتكنولوجيا ووزارة الخارجية ووزارة الصحة في الوقت الراهن.
·ورد في المادة 17 من اختصاصات مدير الأكاديمية وسلطاته "العمل على ترشيد الأداء العلمي والإداري والمالي بالأكاديمية وتجويد مفهوم إدارتها وأساليبها وابتداع الوسائل والطرق التي تكفل الاستغلال الأمثل لإمكاناتها وفقاً للسياسة التي يحددها المجلس".
منذ إنشاء الأكاديمية انبثقت عدة تطورات في نظم إدارتها وتسيير أعمالها حسب الانتشار الجغرافي والافتراضي لمكونات اتحادها الفدرالي ومجالس تنسيق البحوث بها ومجموعة الحلفاء مما استوجب معه النظر في أطر الإدارة والشئون الأكاديمية لتسهيل أعمالها وزيادة كفاءة الأداء بها في ظل المرونة التي واكبتها والبنية التحتية الحقيقة التي تنتهجها بما يعظم الاستفادة من الامكانات والموارد وإضافة المعينات البحثية واللوجستية وتدريب الأطر البشرية والتنمية البشرية بها، وتجانس العمل لمنظومة البحوث المختلفة بها مما يستوجب معه وضع أقل مجموعة من المعايير والمقاييس والموازين التي تحكم الأداء وتضبط الجودة وتعين لارتياد آفاق الاعتمادية العالمية، ومن ثم تسعى هذه الشروط لاعتمادية مجالس البحوث لتوثيق العلاقة بين وحدات الأكاديمية ومستويات الأداء بها على كافة الأصعدة البحثية والعلمية والأكاديمية والتدريبية. ومن المهم أن تطبق كافة المجالس هذه المبادئ عند الأداء الفعلي للمنظومة الأكاديمية والعلمية والبحثية بها مما يزيد التجانس والتوافق بين عضوية الاتحاد الفدرالي ولابد من قراءة هذه الشروط متلازمة مع قانون الأكاديمية والنظم الأساسية المنبثقة من مجلس الأكاديمية واللوائح التنظيمية والإجرائية والأدائية المجازة من مجلس الأساتذة بها.
2-وظيفة مجلس التنسيق واختصاصاته: أبانت المادة 26 (2) من قانون أكاديمية السودان للعلوم للعام 2004م اختصاصات مجالس تنسيق البرامج على النحو التالي:
(1)يكون لكل برنامج مجلس تنسيق يتم تشكيله ونظم أعماله وفقاً لأحكام النظم الأساسية واللوائح.
(2)يختص مجلستنسيق البرامج إلي جانب الاختصاصات المنصوص عليهافي النظم الأساسية واللوائح بالمسائل الآتية:
(أ) إعداد الخطط والبرامج المتعلقة بتنفيذ البحث العلمي والامتحانات وتنسيق ذلك بين الوحدات المختلفة ورفع التوصيات لمجلس الأساتذة.
(ب) تقديم التوصيات لمجلس الأساتذة حول اللوائح المتعلقة بالبرامج للحصول على الإجازات العلمية وغير ذلك من الأمور المتعلقة بالنشاط العلمي.
(ج) رفع التوصيات لمجلس الأساتذة لمنح الإجازات العلمية (غير الدرجات الفخرية) وكذلك منح الجوائز.
(د) ترشيح الأشخاص لمجلس الأساتذة لتعيينهم كممتحنين.
(ه) تشجيع البحث العلمي وترقيته.
(و) النظر في أي أمر يتعلق بالمهام العلمية حسبما يحيله إليه مجلس الأساتذة أو مجلس تنسيق البرامج ورفع تقرير بشأنه.
(3) يكون مجلس تنسيق البرامج مسئولاً عن مراعاة النظام بين الطلاب داخل نطاق وفي أماكن البحث العلمي وله حق إصدار قواعد تنظيمية لا تتعارض مع أي قواعد تكون سارية المفعول وصادرة من مدير الجهاز البحثي المعني لمراعاة النظام والسلوك القويم بين الطلاب.
كما أوصت المادة (3) من النظام الأساسي لمجالس برامج البحوث والتقانات " ينشأ مجلس التنسيق ويناط به الإشراف على الدراسات العليا بالبرامج وتطويرها، والتنسيق بينها وبين الجهات ذات الصلة وتوجيهها نحو الربط الوثيق بين البحث العلمي والاحتياجات الفعلية للتنمية وتحقيق أهداف الأكاديمية ورسالتها."
وأضافت المادة (5) من النظام الأساسي لمجالس برامج البحوث والتقانات اختصاصات مجلس التنسيق على النحو التالي:
(أ) وضع اللوائح والشروط العامة للقبول أو التسجيل والتوصية بالرسوم والمكافآت وتعديلها ورفعها لجهات الاختصاص بالأكاديمية لإقرارها وذلك دون المساس بالشروط واللوائح التي تضعها مجالس البرامج الأخرى ويجب ألا يتعارض مع تلك الشروط العامة والسياسة التي تضعها الأكاديمية.
